Datenschutzrichtlinie

Datenschutzrichtlinie für Kunden und Website-Besucher

Die Voicedocs Software GmbH (zusammen mit ihren Tochtergesellschaften, "Voicedocs" oder "Wir") kümmert sich um die Privatsphäre von Personen, die unsere Website unter http://voicedocs.com besuchen oder unsere Voicedocs-Mobilanwendung nutzen oder auf unsere API zugreifen und anderweitig mit uns Geschäfte machen. Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, wie Voicedocs Informationen, die wir von und über unsere Kunden und Besucher unserer Websites sowie Geschäftsinteressenten und -partner (zusammenfassend "Sie") erhalten, sammelt, verwendet, verarbeitet, offenlegt und schützt, einschließlich der Informationen, die wir sammeln, wenn Sie unsere Websites besuchen, unsere mobilen Anwendungen oder andere von Voicedocs angebotene Dienste nutzen oder unsere Produkte und Dienstleistungen (zusammenfassend unsere "Dienste") kaufen. Sie informiert Sie auch über Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten in Bezug auf Ihre Daten und darüber, wie Sie uns kontaktieren können, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben.

 

Identität und Kontaktinformationen des Datenverantwortlichen

Die Voicedocs Software GmbH ist ein in der Bundesrepublik Deutschland registriertes Unternehmen (VAT: DE122661493) mit Sitz in der Franz-Liszt-Straße 7, 50825 Köln, Deutschland.

Fragen, Kommentare und Anfragen zu Ihren persönlichen Daten sollten an die E-Mail-Adresse support@voicedocs.com, den Online-Chat oder das Telefon gerichtet werden, die auf der Seite "Kontakt" der Website aufgeführt sind.

 

Informationen, die wir sammeln und erhalten

Wir sammeln personenbezogene Daten über Sie auf die folgenden Arten:

 

Informationen, die Sie uns geben

Zu den Informationen, die Sie über die Dienste bereitstellen oder anderweitig mit uns kommunizieren, gehören:

  • Persönliche und geschäftliche Kontaktinformationen, wie z. B. Ihr Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

  • Profilinformationen, wie z. B. Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort.

  • Audio- oder Videodateien, die Sie auf unsere Website hochladen, und deren Transkriptionen.

  • Feedback und Korrespondenz, z. B. Informationen, die Sie in Ihren Antworten auf Umfragen zur Verfügung stellen, wenn Sie an Marktforschungsaktivitäten teilnehmen, ein Problem mit unserer Site melden, Kundensupport erhalten oder anderweitig mit uns korrespondieren.

  • Transaktionsinformationen, wie z. B. Details über Käufe, die Sie über die Website tätigen, und Rechnungsdetails;

  • Nutzungsdaten, wie z. B. Informationen darüber, wie Sie unsere Website nutzen und mit uns interagieren.

  • Marketinginformationen, wie z. B. Ihre Präferenzen für den Erhalt von Marketingmitteilungen und Details darüber, wie Sie mit diesen in Kontakt treten.

 

Automatisch gesammelte Informationen

Wir können automatisch Informationen über Sie und Ihren Computer oder Ihr mobiles Gerät protokollieren, wenn Sie auf unsere Website zugreifen. Beispielsweise können wir Ihre IP-Adresse, den Namen und die Version des Betriebssystems Ihres Computers oder Mobilgeräts, den Hersteller und das Modell, den Browsertyp, die Browsersprache, die Bildschirmauflösung, die von Ihnen aufgerufenen Seiten, die Verweildauer auf einer Seite, die Zugriffszeiten und Informationen über Ihre Nutzung und Aktionen auf unserer Website protokollieren. Wir sammeln diese Informationen über Sie mithilfe von Cookies.

 

Über Cookies

Cookies

Cookies sind kleine Datendateien, die von einer Website auf der Festplatte Ihres Computers oder Mobilgeräts gespeichert werden. Wir können sowohl Sitzungscookies (die ablaufen, sobald Sie Ihren Webbrowser schließen) als auch dauerhafte Cookies (die auf Ihrem Computer oder Mobilgerät verbleiben, bis Sie sie löschen) verwenden, um Ihnen eine persönlichere und interaktivere Erfahrung auf unserer Website zu bieten. Wir verwenden zwei große Kategorien von Cookies: (1) First-Party-Cookies, die von uns direkt an Ihren Computer oder Ihr mobiles Gerät gesendet werden und die wir verwenden, um Ihren Computer oder Ihr mobiles Gerät zu erkennen, wenn Sie unsere Website erneut besuchen; und (2) Third-Party-Cookies, die von Dienstanbietern auf unserer Website gesendet werden und von diesen Dienstanbietern verwendet werden können, um Ihren Computer oder Ihr mobiles Gerät zu erkennen, wenn Sie andere Websites besuchen.

Pixel-Tags

Wir können auch Pixel-Tags (die auch als Web-Beacons und Clear GIFs bekannt sind) auf unserer Website verwenden, um die Aktionen der Benutzer auf unserer Website zu verfolgen. Im Gegensatz zu Cookies, die von einer Website auf der Festplatte Ihres Computers oder Mobilgeräts gespeichert werden, sind Pixel-Tags unsichtbar auf Webseiten eingebettet. Pixel-Tags messen den Erfolg unserer Marketingkampagnen und erstellen Statistiken über die Nutzung der Website, damit wir unsere Inhalte effektiver verwalten können. Die Informationen, die wir mithilfe von Pixel-Tags sammeln, werden nicht mit den persönlichen Daten unserer Nutzer verknüpft.

Do Not Track-Signale

Einige Webbrowser verfügen über eine "Do Not Track"-Funktion. Da es noch keinen akzeptierten Standard dafür gibt, wie auf "Do Not Track"-Signale reagiert werden soll, reagiert unsere Website derzeit nicht auf solche Signale.

 

Wie wir Ihre Informationen verwenden

Zur Bereitstellung unserer Dienste

Wenn Sie ein Konto bei uns haben oder unsere Site nutzen, verwenden wir Ihre persönlichen Daten, um:

  • unsere Website zu betreiben, zu warten, zu verwalten und zu verbessern;

  • Ihr Konto zu verwalten und mit Ihnen in Bezug auf Ihr Konto zu kommunizieren, wenn Sie eines haben, einschließlich der Zusendung von Serviceankündigungen, technischen Mitteilungen, Updates, Sicherheitswarnungen und Support- und Verwaltungsnachrichten;

  • Anfragen, die Sie über unsere Website stellen, bearbeiten und verwalten, von Ihnen hochgeladene Audio- oder Videodateien transkribieren, die Möglichkeit bieten, die Transkription zu bearbeiten und die fertige Transkription in verschiedene Formate zu exportieren

  • Ihre Bedürfnisse und Interessen besser zu verstehen und Ihre Erfahrung mit der Site zu personalisieren; und

  • Unterstützung und Wartung für die Website und unsere Dienste bereitzustellen.

Um mit Ihnen zu kommunizieren

Wenn Sie Informationen von uns anfordern, sich auf unserer Website registrieren oder an unseren Umfragen, Aktionen oder Veranstaltungen teilnehmen, können wir Ihnen Aktualisierungen, Newsletter, Umfragen, Angebote und andere Werbematerialien zusenden, die auf der Grundlage Ihrer persönlichen Daten gezielt ausgewählt werden können, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Wir können Sie auch von Zeit zu Zeit über ein bestimmtes Angebot informieren, das für Sie von Interesse sein könnte. Sie haben die Möglichkeit, sich von solchen Mitteilungen abzumelden.

Zur Einhaltung von Gesetzen

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir dies für notwendig oder angemessen halten, um geltenden Gesetzen, rechtmäßigen Anfragen und rechtlichen Verfahren nachzukommen, z. B. um auf Vorladungen oder Anfragen von Regierungsbehörden zu reagieren.

Für Compliance, Betrugsprävention und Sicherheit

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir dies für notwendig oder angemessen halten, um (a) die für den Dienst geltenden Bedingungen durchzusetzen; (b) unsere Rechte, unsere Privatsphäre, unsere Sicherheit oder unser Eigentum und/oder das von Ihnen oder anderen zu schützen; und (c) betrügerische, schädliche, unbefugte, unethische oder illegale Aktivitäten zu schützen, zu untersuchen und zu verhindern.

 

 

Wie wir Ihre Informationen weitergeben

Außer wie in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben, geben wir die persönlichen Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, nicht an andere Organisationen weiter und wir werden Ihre Daten niemals verkaufen. Wir geben personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke an Dritte weiter:

  • Verbundene Unternehmen. Wir können Ihre persönlichen Daten an unsere Muttergesellschaft, Tochtergesellschaften, Joint Ventures oder andere verbundene Unternehmen für Zwecke weitergeben, die mit dieser Datenschutzrichtlinie übereinstimmen.

  • Dienstanbieter. Wir können Drittunternehmen und Einzelpersonen damit beauftragen, die Dienste in unserem Namen zu verwalten und bereitzustellen (z. B. Kontoerstellung, Qualitätssicherungsprüfungen, technischer Support, Hosting, E-Mail-Versand und Datenbankmanagementdienste). Diese Dritten dürfen Ihre Daten nur auf Anweisung von Voicedocs und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie verwenden und es ist ihnen untersagt, Ihre Daten für andere Zwecke zu verwenden oder weiterzugeben.

  • Professionelle Berater. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an professionelle Berater, wie z. B. Rechtsanwälte, Bankiers, Wirtschaftsprüfer und Versicherer weitergeben, wenn dies im Rahmen der professionellen Dienstleistungen, die diese für uns erbringen, erforderlich ist.

  • Einhaltung von Gesetzen und Strafverfolgungsbehörden; Schutz und Sicherheit. Voicedocs kann Informationen über Sie an Regierungs- oder Strafverfolgungsbehörden oder private Parteien weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, und solche Informationen offenlegen und verwenden, wenn wir dies für notwendig oder angemessen halten, um (a) geltende Gesetze und rechtmäßige Anfragen und rechtliche Verfahren einzuhalten, wie z.B. auf Vorladungen oder Anfragen von Regierungsbehörden zu reagieren; (b) die Bedingungen und Konditionen durchzusetzen, die die Dienste regeln; (d) unsere Rechte, die Privatsphäre, die Sicherheit oder das Eigentum und/oder das von Ihnen oder anderen zu schützen; und (e) betrügerische, schädliche, unbefugte, unethische oder illegale Aktivitäten zu schützen, zu untersuchen und davon abzuhalten.

  • Geschäftsübertragungen. Wir können einige oder alle Geschäftsbereiche oder Vermögenswerte, einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten, im Zusammenhang mit einem Geschäftsabschluss (oder einem potenziellen Geschäftsabschluss) wie einer Fusion, Konsolidierung, Übernahme, Reorganisation oder einem Verkauf von Vermögenswerten oder im Falle eines Konkurses verkaufen, übertragen oder anderweitig weitergeben. In diesem Fall werden wir angemessene Anstrengungen unternehmen, um den Empfänger zur Einhaltung dieser Datenschutzrichtlinie zu verpflichten.

 

Liste der verarbeiteten Informationen

Telefonnummer.

Keine Weitergabe an Dritte. Wir verwenden Twilio, um bei der Registrierung einen Bestätigungscode zu senden (Twilio, Inc. 375 Beale Street, Suite 300 San Francisco, CA 94105). Wird verwendet, um mehrere Kontoanmeldungen für dieselbe Person zu verhindern. Wird gespeichert, bis Sie Ihr Konto löschen

Hochgeladene Audio- oder Videodateien und deren Transkriptionen.

Keine Weitergabe an Dritte. Wird zur Bereitstellung von Diensten verwendet. Wird gespeichert, bis Sie die Dateien über die Weboberfläche löschen oder Ihr Konto kündigen.

Vorname, Nachname und E-Mail Adresse.

Wird gemeinsam mit Intercom, Inc (55 2nd St., 4th Fl. San Francisco, CA 94105, USA) genutzt. Wird für die Kommunikation mit Ihnen verwendet. Wird gespeichert, bis Sie Ihr Konto löschen.

Korrespondenz mit dem Kundensupport (Chat und E-Mail).

Wird mit Intercom geteilt. Wird für die Kommunikation mit Ihnen verwendet. Wird gespeichert, bis Sie Ihr Konto löschen.

IP-Adresse und Cookies.

Weitergabe an Dritte (siehe unten). Wird für Analysen und die Verbesserung der Dienste verwendet. Wird gespeichert, bis Sie Ihr Konto löschen.

Bitte beachten Sie, dass Dritte personenbezogene Daten direkt von Ihnen erheben können. Wir nutzen Dienste von Google Analytics und Facebook Pixel. Zu den Daten gehören, IP-Adresse, Geräteinformationen, Betriebssystem, Bildschirmgröße und etc.

 

Zahlungsinformationen

Wenn Sie einen Kauf tätigen, werden alle Kreditkarteninformationen, die Sie als Teil Ihrer Zahlungsinformationen angeben, direkt von unserem Zahlungsabwickler Stripe, Inc (185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, Kalifornien, USA) über deren Stripe Checkout Service erfasst und verarbeitet. Wir erhalten oder speichern niemals Ihre vollständigen Kreditkarteninformationen. Stripe verpflichtet sich, den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) einzuhalten und Sicherheitsstandards der Branche zu verwenden.

Ihre Wahlmöglichkeiten

  • Zugriff, Aktualisierung, Korrektur oder Löschung Ihrer Informationen. Alle Kontoinhaber können die persönlichen Informationen in ihrem Registrierungsprofil überprüfen, aktualisieren, korrigieren oder löschen, indem sie sich bei ihrem Konto anmelden. Sie können uns auch unter support@voicedocs.com kontaktieren, um das Vorstehende zu erreichen oder wenn Sie zusätzliche Wünsche oder Fragen haben.

  • E-Mail-Kommunikation. Sie können sich von Newslettern und marketingbezogenen E-Mails abmelden, indem Sie den Anweisungen zur Abmeldung über einen Link am Ende jeder solchen E-Mail folgen oder uns unter support@voicedocs.com kontaktieren. Sie können weiterhin dienstbezogene und andere nicht-marketingbezogene E-Mails erhalten.

  • Rücknahme der Zustimmung. Wenn Sie uns die Zustimmung zur Verwendung Ihrer persönlichen Daten gegeben haben, diese aber aktualisieren oder löschen möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter support@voicedocs.com.

  • Die Entscheidung, Ihre persönlichen Daten nicht weiterzugeben. Wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten zu erfassen, oder wenn wir Ihre personenbezogenen Daten benötigen, um Ihnen die Dienste zur Verfügung zu stellen, können wir Ihnen die Dienste möglicherweise nicht zur Verfügung stellen und müssen Ihr Konto unter Umständen schließen, wenn Sie diese Daten nicht bereitstellen, wenn Sie dazu aufgefordert werden (oder Sie später darum bitten, sie zu löschen). Wir teilen Ihnen mit, welche Informationen Sie bereitstellen müssen, um die Dienste zu erhalten, indem wir sie in den Diensten als erforderlich kennzeichnen oder durch andere geeignete Mittel.

 

Wo wir Ihre persönlichen Daten speichern

Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben, werden an einen Ort außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR") übertragen und dort gespeichert. Diese Daten können auch von Mitarbeitern verarbeitet werden, die außerhalb des EWR tätig sind und für uns oder für einen unserer Geschäftspartner oder Dienstleister arbeiten. Bitte kontaktieren Sie uns unter support@voicedocs.com, wenn Sie weitere Einzelheiten zu den spezifischen Sicherheitsvorkehrungen für den Export Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des EWR wünschen.

 

Sicherheit

Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten ist für uns wichtig. Wir ergreifen eine Reihe von organisatorischen, technischen und physischen Maßnahmen, um die von uns erfassten personenbezogenen Daten zu schützen, sowohl während der Übertragung als auch nach dem Empfang. Allerdings sind keine Sicherheitsvorkehrungen zu 100 % sicher und wir können die Sicherheit Ihrer Daten nicht garantieren.

 

Verwendung für neue Zwecke

Wir können Ihre personenbezogenen Daten aus Gründen verwenden, die nicht in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben sind, wenn dies gesetzlich zulässig ist und der Grund mit dem Zweck, für den wir sie gesammelt haben, vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen nicht verwandten Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und die entsprechende Rechtsgrundlage erläutern.

 

Datenschutz für Kinder

Unsere Produkte und Dienstleistungen richten sich nicht an Kinder unter 13 Jahren, und wir sammeln nicht absichtlich persönliche Daten von Besuchern, die unter 13 Jahre alt sind, ohne die Zustimmung ihrer Eltern oder Erziehungsberechtigten. Wenn ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter feststellt, dass sein Kind uns ohne seine Zustimmung Informationen zur Verfügung gestellt hat, sollte er uns unter den oben angegebenen Kontaktinformationen kontaktieren. Wir werden solche Informationen so schnell wie möglich löschen.

Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie jederzeit zu ändern. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu überprüfen, um die neuesten Informationen über unsere Datenschutzpraktiken zu erhalten. Wenn wir wesentliche Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie vornehmen, werden Sie per E-Mail (wenn Sie ein Konto haben, in dem wir Ihre Kontaktdaten haben) oder auf eine andere Art und Weise über die Dienste benachrichtigt, von der wir annehmen, dass sie Sie mit hinreichender Wahrscheinlichkeit erreicht (dazu kann die Veröffentlichung einer neuen Datenschutzrichtlinie auf unserer Website gehören - oder eine spezielle Ankündigung auf dieser Seite oder in unserem Blog).

Jegliche Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie werden mit der Veröffentlichung der neuen Bedingungen und/oder mit der Implementierung der neuen Änderungen auf der Website (oder wie zum Zeitpunkt der Veröffentlichung anderweitig angegeben) wirksam. In jedem Fall bedeutet Ihre fortgesetzte Nutzung unserer Dienste nach der Veröffentlichung einer geänderten Datenschutzrichtlinie, dass Sie die Bedingungen der geänderten Datenschutzrichtlinie akzeptieren.