Toplantılardan En İyi Şekilde Yararlanmak için 5 Strateji

Bir iş kurmak ve onu başarılı bir işe dönüştürmek, dikkate alınması gereken bir dizi faktör gerektirir. Toplantılar bu sürecin önemli bir parçasıdır. Her gün dünyanın her yerinde binlerce toplantı yapılıyor. İşinizi başarıya götüren bir dönüm noktası olabilirler veya daha büyümeye başlamadan bitirebilirler. İster çalışanlarınızla bir iç toplantı veya ister diğer şirket temsilcileriyle bir toplantı olsun, toplantılardan en iyi şekilde yararlanmak için izlemeniz gereken bazı önemli stratejiler vardır. Bu stratejiler nelerdir?

1. Gündem ve hedefler

Toplantı ile ne yapmak istiyorsun? Her türlü toplantı, bu temel faktör göz önünde bulundurularak başlamalıdır. Hedeflerinizi yazın, kategorize edin ve listeyi kısa ve doğru tutun. Hiç kimse konuyla ilgili olmayan bir şeyi dinlemez. İyi bilmediğiniz herhangi bir konu hakkında konuşmamayı tercih edin. Aksi takdirde, cevaplayamayacağınız sorular olabilir ve toplantınızın etkisini azaltabilir.

2. Katılımcı sayısı

Bu bir iç toplantı ise, orada olmaması gereken insanları dahil etmemeye çalışın. Bu, birçok çalışan için zaman alıcı olabilir ve iş verimliliğini azaltabilir. Daha az katılımcı, daha etkin değerlendirme anlamına gelir.

3. Zamanlama

Toplantıyı zamanında başlatın. Dakiklik sizin hakkınızda ilk izlenimi oluşturur. Örneğin, bir toplantıya geç kalıp, daha sonra çalışanlarınızdan işlerinde dakik olmalarını isteyemezsiniz. İşlemek istediğiniz temel konularla toplantıyı kısa tutmayı düşünün. Toplantı için ideal bir uzunluk olmasa da 30 dakika, katılımcıları hayal kırıklığına uğratmamak için iyi bir varsayımdır. Elbette, toplantının amacı bir barış anlaşmasının tartışılması gibi küresel bir önem taşıyorsa süre önemli ölçüde değişebilir.

4. Farklı araçlar ve yazılımlar

Günümüzde farklı araçlar ve yazılımlar olmadan herhangi bir toplantıyı hayal etmek neredeyse imkansızdır. Bilgisayarlar, projektörler, farklı Microsoft Office programları, özellikle PowerPoint bu amaçla yaygın olarak kullanılmaktadır. PowerPoint slaytlarını hazırlarken, paylaşmak istediğiniz temel bilgilere sahip olduğunuzdan, kısa ve kesin olduğundan emin olun. Slayttaki gereksiz metin, katılımcıları daha önemli bilgilerden uzaklaştırabilir. Toplantılardan bazıları çevrimiçi olarak gerçekleştirilir, bu nedenle Zoom, Skype, Teams gibi toplantı yazılımlarını kullanmak ve bunların sunduğu farklı özellikleri anlamak, başarılı bir şekilde yürütülen bir toplantıda size yardımcı olabilir. Toplantıyı video veya ses formatında kaydetmeyi de unutmamalısınız.

5. Toplantının transkripsiyonu

Bazı yazılım parçaları, bir toplantının transkriptini almanıza izin verir. Bir transkript nedir ve neden önemlidir? Transkripsiyon, ses (video) dosyasını konuşma tanıma teknolojisini kullanarak bir metne dönüştüren bir süreçtir. Toplantıyı kaydettikten sonra, otomatik transkripsiyon yazılımı web sitesine yükleyin ve toplantının tüm metnini sadece birkaç dakika içinde alın. Anahtar kelimeleri arayarak metin içinde kolayca gezinebilir ve kendinizi geliştirmek için sunumunuzdaki zayıflıkları bulabilirsiniz. Ayrıca toplantının bir özetini almanıza da yardımcı olur.

Başarılı bir toplantı, başarılı bir işin göstergesidir. Zaman ayırın, tüm hedeflerinizi netleştirin, toplantıyı mükemmel bir şekilde zamanlayın, kendinizi geliştirin. Her toplantıdan sonra kendinize şunu sorun: Hedeflerime ulaştım mı ve neyi daha iyi yapabilirim? Başka bir deyişle, işletmenizin başarısı sizin ellerinizde ve toplantıları doğru yapmak buna giden yoldur.