Toplantı Özeti Nasıl Yazılır

Bir toplantının özetini yazmakta güçlük çekiyor ve nereden başlayacağınızı, neleri dahil edeceğinizi bilmiyor musunuz? Bu makale, süreç boyunca size rehberlik edecek ve mümkün olan en iyi şekilde özet yapmanıza yardımcı olacaktır.

Her şeyden önce, toplantı özetinin ne olduğunu görelim, böylece bu konuda temel bir fikir sahibi olabiliriz. Toplantı özetleri, tarih, yer, saat, toplantının ana gündemi, tartışılan ana konular, katılımcılar hakkında bilgi, alınan kararlar ve genel sonuç gibi bir toplantı hakkında genel bilgileri göstermek için kullanılır. Başarılı bir toplantı özeti yazmak için dikkate alınması gereken bazı noktalar vardır. Kolay ve etkili yazma işlemi sağlayacak bazı ipuçları.

Toplantıdan önce:

• Özet bir başkası (başlatan) için yazılacaksa, özet belgeye ilişkin beklentileri teyit edilmeli ve toplantıdan önce rehber edici bilgi olarak alınmalıdır.
• Direkt not almak için önceden hazırlanmış bir toplantı özeti şablonuna sahip olmanız önerilir. Farklı şablon türleri bulunmaktadır. Farklı toplantı türleri için kullanabileceğiniz düzgün bir yapılı olanına sahip olduğunuzdan emin olun.
• Toplantı gündemine erişim, konuya aşina olmaya ve toplantı sırasında yapılabilecek olası sonuçlar ve kararlar hakkında ilk izlenim oluşturmaya yardımcı olur.
• Kalem, kağıt (toplantı özeti şablonu), ses kaydedici ve diğer önemli belgeler gibi yararlı olacak bazı araçlar hazırlayın.

Toplantı esnasında:

• Her şeyi dikkatle dinleyin, objektif olun, hiçbir şey dikkatinizi dağıtmasın.
• Gündemde ne olduğunu, toplantı sırasında söylenip söylenmediğini ve hangi önemli faktörlerin tartışılmadığını karşılaştırın.
• Önemli kararları ve bunları veren ya da karşı çıkan kişileri yazın ve kaydedin. Kilit nokta: Kendi fikrinizi katmayın.

Toplantı sona erdikten sonra, yazdığınız her şeyi gözden geçirin, en önemli parçaları filtreleyin, notları önceden sahip olduğunuz diğer belgelerle karşılaştırın ve gerekirse netleştirmek için ses kaydediciyi dinleyin. Toplantı özeti kesin olmalıdır. Aşağıdaki bilgiler bir özete eklenmelidir:

• Ana gündem, amaç
• Katılımcıların listesi, ayrıca davet edilenler ancak katılamayanlar.
• Tarih, yer, başlangıç ve bitiş saatleri ve ne kadar sürdüğü.
• Toplantıyı başlatanın adı, toplantı sahibi
• Gündemin tartışılan kilit noktalarının listesi.
• Kararlar ve sonuçlar.
• Toplantının amacına ulaşıp ulaşmadığı.
• İlerideki toplantılarda tartışılacak olan konuların ve fikirlerin listesi (bahsedildiyse).

Yukarıdaki bilgileri içeren özeti yazmayı bitirdikten sonra, başlatıcıya vermeden önce değerlendirmenin zamanı geldi. Bilgiler, abartısız, açık ve derli toplu olmalıdır.

Okuyucunun beklentilerini karşılıyor mu? Gerekli tüm bilgileri buradan alıyorlar mı? Gelecekteki toplantılar için referans olarak kullanılabilir mi? Başarılı bir özet, tüm bu sorulara olumlu cevap vermelidir. Mecazi olarak konuşacak olursak, özeti yazarken kendinizi okuyucunun yerine koymalısınız. Bu şekilde okuyucunun bakış açısından görebilirsiniz.