So schreibt man ein Meeting Protokoll

Hast du Schwierigkeiten, ein Protokoll zu schreiben, und weißt nicht, wo du anfangen und was du einbauen sollst? Dieser Artikel wird dich durch den Prozess führen und dir helfen, diese auf die bestmögliche Art und Weise zu schreiben.  
Zunächst einmal wollen wir herausfinden, was ein Protokoll ist, damit wir einen grundlegenden Eindruck davon gewinnen können. Meeting Protokolle werden verwendet, um allgemeine Informationen über ein Meeting wie Datum, Ort, Zeit, Ziele des Meetings, besprochene Themen, Informationen über die Teilnehmer, getroffene Entscheidungen und allgemeine Schlussfolgerungen zu dokumentieren.  Es gibt einige Punkte, die berücksichtigt werden müssen, um eine erfolgreiche Zusammenfassungen des Meetings zu schreiben. Im Folgenden findest du einige Tipps, die den Schreibprozess einfacher und effizienter machen.

Vor dem Meeting:

  • Wenn die Zusammenfassung für eine andere Person verfasst wird, sollten deren Erwartungen an das Protokoll vor dem Treffen überprüft und berücksichtigt werden.
  • Es wird empfohlen, vorher eine Vorlage für ein Protokoll zu haben, um direkt Notizen machen zu können. Es gibt verschiedene Arten von Vorlagen. Stelle sicher, dass du eine mit einer klaren Struktur hast, die du für verschiedene Arten von Meetings verwenden kannst.
  • Der Zugang zur Tagesordnung eines Meetings hilft, sich mit dem Thema vertraut zu machen und sich einen ersten Eindruck über die möglichen Ergebnisse und Entscheidungen zu verschaffen, die während des Meetings getroffen werden können.
  • Besorge dir einige nützliche Hilfsmittel wie Stift, Papier (Vorlage für das Protokoll), Diktiergerät und andere wichtige Dokumente.

Während des Meetings:

  • Höre dir alles genau an, sei objektiv, lass dich durch nichts ablenken
  • Vergleiche, was auf der Tagesordnung stand, ob es während des Treffens gesagt wurde und welche wichtigen Aspekte nicht diskutiert wurden
  • Schreibe wichtige Entscheidungen und die Personen, die sie getroffen haben oder dagegen waren, auf und halte sie fest. Ein wichtiger Punkt: Füge deine Meinung nicht hinzu.

Sobald das Meeting beendet ist, gehe alles durch, was du geschrieben hast, filtere die wichtigsten Passagen heraus, vergleiche die Notizen mit den anderen Dokumenten, die du vorher hattest, und höre, wenn nötig, das Diktiergerät zur Präzisierung an. Die Zusammenfassung des Meetings sollte präzise sein. Die folgenden Informationen sollten in ein Protokoll aufgenommen werden:

  • Die Hauptagenda, der Zweck
  • Liste der Teilnehmer, auch derjenigen, die eingeladen waren, es aber nicht schaffen konnten.
  • Datum, Ort, Anfangs- und Endzeit und wie lange es gedauert hat.
  • Name des Organisators des Treffens
  • Liste der diskutierten Themen der Tagesordnung.
  • Die Entscheidungen und Ergebnisse.
  • Ob das Treffen sein Ziel erreicht hat.
  • Liste der Themen und Ideen, die bei kommenden Treffen diskutiert werden (falls erwähnt).

Wenn du die Zusammenfassung, die die oben genannten Informationen enthält, fertig geschrieben hast, ist es an der Zeit, sie auszuwerten, bevor sie dem Organisator übergeben wird. Die Informationen sollten klar, ordentlich und ohne jegliche Übertreibung sein.

Entspricht das Protokoll den Erwartungen des Lesers? Enthält es alle notwendigen Informationen? Kann es als Referenz für die zukünftigen Treffen verwendet werden? Eine erfolgreiche Zusammenfassung sollte auf all diese Fragen eine positive Antwort haben. Um im übertragenen Sinne zu sprechen, solltest du dich beim Verfassen der Zusammenfassung in die Lage des Lesers versetzen. Auf diese Weise kannst du sie aus der Sicht des Lesers beurteilen.

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