5 Strategien, um das Meiste aus Meetings herauszuholen

Um eine Firmazu gründen und es zu einem erfolgreichen Unternehmen zu machen, müssen eine Reihe von Faktoren berücksichtigt werden. Meetings sind ein wesentlicher Teil dieses Prozesses. Täglich finden weltweit Tausende von Treffen statt. Sie können entweder eine Pointe darstellen, der Ihr Unternehmen zum Erfolg führt, oder es beenden, bevor es überhaupt zu wachsen beginnt. Unabhängig davon, ob es sich um ein internes Meetinh mit Ihren Mitarbeitern oder um ein Meeting mit den anderen Vertretern handelt, gibt es einige entscheidende Strategien, die Sie beachten müssen, um das Beste daraus zu machen. Was sind diese Strategien?

1. Tagesordnung und Ziele

Was wollen Sie mit dem Treffen bezwecken? Jede Art von Treffen sollte mit diesem grundlegenden Faktor im Hinterkopf beginnen. Schreiben Sie Ihre Ziele auf, kategorisieren Sie sie und halten Sie die Liste kurz und präzise. Niemand würde sich etwas anhören, das mit dem Thema nichts zu tun hat. Beachten Sie, über kein Thema zu sprechen, das Sie nicht besonders gut kennen. Ansonsten könnte es Fragen geben, die Sie nicht beantworten können, und das kann die Effektivität Ihrer Präsentation mindern.

2. Die Anzahl der Teilnehmer

Wenn es sich um ein internes Meeting handelt, versuchen Sie, keine Personen einzubeziehen, die nicht dabei sein sollten. Das kann für viele Mitarbeiter zeitaufwändig sein und die Produktivität beeinträchtigen. Weniger Teilnehmer bedeuten eine engagiertere Diskussion.

3. Zeitplan

Beginnen Sie das Meeting pünktlich. Die Pünktlichkeit bildet den ersten Eindruck über Sie. Sie können zum Beispiel nicht zu spät zum Meeting kommen und dann Ihre Mitarbeiter auffordern, pünktlich an ihrem Arbeitsplatz zu sein. Erwägen Sie, die Besprechung mit den wesentlichen Themen, die Sie behandeln wollen, kurz zu halten. Auch wenn es keine ideale Länge für die Besprechung gibt, sind 30 Minuten eine gute Richtlinie, um die Teilnehmer nicht zu frustrieren. Natürlich kann sich die Dauer drastisch ändern, wenn das Ziel des Treffens von globaler Bedeutung ist, wie z.B. die Diskussion über einen Friedensvertrag.

4. Verschiedene Werkzeuge und Software

Heutzutage ist es beinahe unmöglich, sich eine Sitzung ohne unterschiedliche Tools sowie Software vorzustellen. Computer, Projektoren, verschiedene Microsoft-Office-Programme, insbesondere PowerPoint, sind für diesen Zweck weit verbreitet. Achten Sie bei der Vorbereitung von PowerPoint-Folien darauf, dass Sie die wesentlichen Informationen, die Sie weitergeben möchten, kurz und präzise halten. Unnötiger Text auf einer Folie kann die Teilnehmer von relevanteren Informationen ablenken. Einige der Besprechungen werden online durchgeführt, so dass die Verwendung von Besprechungssoftware wie Zoom, Skype, Teams sowie das Verständnis der unterschiedlichen Funktionen, die diese anbieten, Ihnen bei einer erfolgreich durchgeführten Besprechung helfen kann. Sie sollten auch in Betracht ziehen, die Besprechung aufzuzeichnen, entweder im Video- oder Audioformat.

5. Software Transkription des Meetings

Bei einigen Softwares können Sie ein Meeting Audio zu Text konvertieren. Was ist ein Transkript und warum ist es wichtig? Die Transkription ist ein Prozess, der Audio in Text umwandelt – und zwar mit Hilfe von Spracherkennungstechnologie, welche auch Video in Text umwandeln kann– also Audio in Text oder Video in Text. Man will dabei quasi mp3 in Text umwandeln, beziehungsweise eine Audiodatei in Text umwandeln. Sobald Sie das Meeting aufgezeichnet haben, laden Sie sie auf eine Website einer automatischen Transkriptionssoftware hoch, und Sie bekommen den kompletten Text der Sitzung in wenigen Minuten. Damit können Sie ganz einfach Sprache in Text umwandeln. Sie können leicht durch den Text navigieren, indem Sie nach spezifischen Schlüsselwörtern suchen und die Schwachstellen in Ihrer Präsentation finden, so dass Sie aus Fehlern lernen können. Es hilft Ihnen auch, eine Zusammenfassung des Treffens zu erhalten, wenn Sie Audio zu Text konvertieren.

Ein erfolgreiches Treffen ist ein Indikator für ein erfolgreiches Geschäft. Investieren Sie Zeit, machen Sie alle Ihre Ziele klar, planen Sie das Treffen perfekt, lernen Sie aus Ihren Fehlern. Fragen Sie sich nach jedem Meeting: Habe ich meine Ziele erreicht und was kann ich besser machen?
Anders formuliert, der Erfolg Ihres Unternehmens liegt an Ihnen, und der Weg dorthin führt über richtige Meetings.